Tips Å være kontorets IT-støtte kan både være et hederstegn og en sann plage. Når du er lei av kollegaenes spørsmål om glemte passord, gjelder det å stille krav – både til kollegaene og til sjefen.

Som On Site-tekniker i Proffice har Daniel La Placa ansvar dels for innkjøp av IT-utstyr og kravspesifikasjoner overfor leverandører, og dels for å hjelpe selskapets ansatte når datamaskiner og smarttelefoner ikke samarbeider.

– IT er og kommer alltid til å være noe som verken er helt smertefritt eller perfekt. Det spiller ingen rolle om det er brukeren som mangler kunnskap, eller om det er feil på utstyret – selv om det siste er mer uvanlig – det vil alltid være behov for støtte.

Lett å gro fast i rollen som «han/hun som kan data»

Daniel mener at uformell IT-støtte er vanlig i alle virksomheter. Har du selv grodd fast i rollen som «han/hun som kan data», kan det være vanskelig å komme seg unna rollen, uansett om du trives med den eller ikke.

– For store virksomheter med mange kontorer er det dyrt å ha en tekniker på hvert sted, og man opererer i stedet med hurtigguider, instruksjoner og FAQ-er på selskapets intranett.  Det blir lett slik at én person lærer seg litt mer, og til slutt er det hun eller han alle ber om hjelp fra til alt fra skrivere, e-post og glemte passord.

Det føles kanskje som om den raskeste løsningen er å hjelpe kollegaen og bli ferdig med det. Men er du lei av rollen som ufrivillig IT-støtte, gjør du rett i å sette hardt mot hardt og begynne å stille krav – både til kollegaene dine og oppover i organisasjonen.

Gi hjelp til selvhjelp i stedet

– Det aller beste er å henvise til selskapets eget intranett eller andre informasjonskilder der kollegaene dine kan lære seg å løse problemet selv. De fleste selskaper har hurtigguider og veiledninger om IT-systemet, men mange tar i stedet snarveien og spør deg. Hvis du ber kollegaene dine løse problemet selv ved å henvise dem til ulike informasjonskilder, får du bedre tid til dine egne arbeidsoppgaver, samtidig som de kan lære seg hva de skal gjøre neste gang problemet oppstår.

Løft problemet høyere opp i organisasjonen

Hvis virksomheten ikke har noen informasjonsressurs du kan henvise dem til, kan det være på sin plass å rette spørsmålene oppover. Det er i så fall rimelig å kreve at en slik ressurs opprettes, mener Daniel.

– Oversiktlige instruksjoner i form av hurtigguider og veiledninger sparer den som fungerer som IT-støtte, og som ellers må være tilgjengelig, for både tid og ressurser. Alternativet – hvis du synes det er greit – er å be om en tydeligere rollebeskrivelse der det faktisk fremgår at en av oppgavene dine er å svare på IT-spørsmål.

De tre vanligste spørsmålene Daniel støter på:

Mobiltelefoner som ikke fungerer

– Det kan handle om innstillinger på telefonen eller rett og slett om hvordan man kommer i gang med den nye arbeidstelefonen.

Passord på avveier

– Det er faktisk nesten like viktig å huske passordene sine som det er å bytte dem ut med jevne mellomrom.

Hjelp med programvare

– Office-programmer som Word har eksistert lenge, men kan fortsatt lage krøll. Ofte er det noe enkelt som nesten løser seg ved at jeg står ved siden av brukeren, som anstrenger seg og bruker hodet.